В России расширяют практику применения электронных систем взаимодействия. С 1 января 2023 года машиночитаемые доверенности должны были быть обязательными для подписания уполномоченным представителем электронных документов индивидуальных предпринимателей (ИП) и юридических лиц, но по просьбе бизнеса окончательны переход был перенесена 1 сентября.

В настоящее время, налогоплательщик уже может направлять отчетность и иные документы в налоговые органы с использованием машиночитаемой доверенности. Машиночитаемая доверенность, или МЧД – это электронная форма бумажной доверенности, подписанная квалифицированной электронной подписью (КЭП) руководителя организации или индивидуального предпринимателя. При использовании МЧД не требуется предоставлять бумажную доверенность в налоговые органы, а для ИП больше нет необходимости заверять бумажную доверенность у нотариуса.

По новым правилам, сотрудники и уполномоченные лица будут использовать только КЭП физлица — в ней есть только данные сотрудника и нет данных о компании. И чтобы подтвердить полномочия, сотрудник будет прикладывать МЧД при подписании документов. Новая схема использования КЭП повышает безопасность рабочих процессов организации и позволяет разграничить ответственность уполномоченных лиц.

Существует рад сложностей, связанных с практическим использованием сертификата КЭП физлица + МЧД. При этом, по оценке наших экспертов, переход на новую схему работы — длительный процесс. Для среднего и крупного бизнеса он может составить до 2-х месяцев. В связи с вышесказанным мы рекомендуем запланировать мероприятия по переходу на новую схему работы с ЭЦП на весенне-летний период. Необходимо заложить время на организационные и технические изменения, а также учитывать ограниченность ресурсов операторов ЭДО и вендоров прикладных систем, в частности 1С.

Команда ИТФ рекомендует не откладывать внедрение МЧД и инициализировать их как можно раньше. Мы является представителем удостоверяющего центра ООО «ТАКСКОМ» в Мурманске по изготовлению КЭП. Наши специалисты готовы дать все необходимые консультации, оказать помощь в подготовке документов, настройке рабочих мест пользователей и программного обеспечения для работы с МЧД.